I. Information :
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Secteur
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Travail consulaire
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Agence directe mettant en œuvre les formulaires administratifs
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Service des Affaires étrangères
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Agence coopérante à mettre en œuvre
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Service des Affaires étrangères
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Agence compétente à décider
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Comité populaire provincial
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Lieu de réception
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Centre de service d’administration publique provincial, 01 rue Le Lai - ville de Hué (Tél : 0234.3856868)
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Horaires de réception
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Du lundi au vendredi et le samedi matin (sauf les jours fériés selon la réglementation)
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Délai de traitement
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16 jours (- Service des Affaires étrangères : 12 jours; - Comité populaire provincial: 04 jours.)
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Honoraires et frais
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Aucun
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II. Démarche de mise en œuvre:
1. Pour les organismes / particuliers:
- Étape 1: L’agence, l’organisme étranger remplit le dossier conformément à ce formulaire et le soumet au Centre de service de l'administration publique provincial (Section de réception et de retour des résultats du Service des Affaires étrangères). Avant l'organisation de conférences ou de séminaires internationaux, l’organisme étranger doit envoyer une lettre de demande au Service des Affaires étrangères au moins 17 jours avant la date prévue de l'organisation.
- Étape 2: Recevoir directement les résultats au Centre de service de l'administration publique provincial (Section de réception et de retour des résultats du Service des Affaires étrangères).
2. Pour l'agence d'exécution de la procédure:
- Étape 1 : La section de réception et de retour des résultats du Service des Affaires étrangères au Centre de service de l'administration publique provincial reçoit le dossier: vérifie la validité et l'exhaustivité des documents dans le dossier, demande à compléter ou perfectionner si le dossier est incomplet ou invalide;
- Étape 2: Le Service des Affaires étrangères examinera le dossier et le soumettra au Comité populaire provincial pour proposer l'autorisation d'organiser la conférence.
- Étape 3: Le Comité populaire provincial émettra une réponse écrite dans les 04 jours suivant la date de réception du dossier soumis par le Service des Affaires étrangères.
- Étape 4: La Section de réception et de retour des résultats du Service des Affaires étrangères au Centre de service de l'administration publique provincial renvoie à temps les résultats à l'organisme ou au particulier selon la date de rendez-vous qui lui a fixé.
Méthode de mise en œuvre:
L'organisme/le particulier dépose directement le dossier au Centre de service de l'administration publique provincial (Section de réception et de retour des résultats du Service des Affaires étrangères).
III. Dossier:
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Noms des documents
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1
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La lettre de demande des agences et organismes doit indiquer clairement:
+ la raison et le but de la conférence ou du séminaire;
+ les horaires et le lieu de la conférence, du séminaire ; lieux à visiter, à faire des recherches (le cas échéant);
+ la forme et la technologie de l’organisation (dans le cas de conférences ou de séminaires en ligne);
+ les participants à l'organisation: agences vietnamiennes, agences étrangères, agences sponsors (le cas échéant);
+ les participants: nombre et composition des délégués, y compris les délégués vietnamiens et délégués de nationalité étrangère (les délégués étrangers doivent indiquer clairement leur nationalité, leur numéro de passeport, la date de délivrance du passeport);
+ Sources de financement (quelles agences, organismes paient et coordonnent le paiement). (Version originale).
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2
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Autorisation d’établissement du bureau, de l’organisme, Autorisation d’exercice des activités délivrée par l’agence compétente. (Version originale)
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3
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Contenu, programme de travail détaillé, documents, brochures, dépliants (le cas échéant) et activités parallèles des conférences et séminaires; les documents en langue étrangère doivent être traduits en vietnamien;
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4
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Avis des agences spécialisées sur le contenu de la conférence (le cas échéant)
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5
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Informations sur l’intervenant étranger présentant lors de la conférence ou du séminaire (profils détaillés, qualifications professionnelles). (le cas échéant)
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Nombre de dossiers: 2
IV. Demande:
Aucune.
V. Base juridique:
- Décision n ° 76/2010/QD-TTg du Premier ministre du 30 novembre 2010
- Décision n ° 1630 / QD-UBND du Comité populaire provincial du 10 août 2011